الوصف الوظيفي

مراجعة وتطوير سياسة العلاقات العامة، وإعداد وتنفيذ خطط التواصل مع القطاعات المستهدفة، وتحسين الصورة العامة للجهة المعنية، واستقبال الوفود والزوار، وإعداد الوثائق والتقارير المتخصصة المتعلقة بالعلاقات العامة وعرضها وحفظها.

المسؤوليات:

• إعداد وتقديم خطة عمل لضمان كفاءة وفعالية سير العمل.
• التأكد من توافق خطة الإنتاج مع توجيهات المدير المباشر أو المشرف.

1. التنفيذ: التأكد من تنفيذ خطة العمل المعتمدة وفقًا للأهداف المحددة والمواعيد النهائية للتنفيذ.
2. التقارير: التأكد من تقديم التقارير التي تقارن الأداء الفعلي بالخطة، وفقًا لآلية إعداد التقارير المعتمدة في القسم أو الإدارة المعنية.
3. التنسيق: ضمان التنسيق والتواصل الفعّال مع مختلف الإدارات والأقسام بما يخدم المصالح العليا للمنظمة.
4. الأصول: ضمان العناية بأصول الشركة والمحافظة عليها ضمن نطاق المسؤولية والإدارة.
5. السمعة: المحافظة على سمعة الشركة وحمايتها بما يتناسب مع الدور الوظيفي وبيئة العمل.
6. التطوير: المشاركة في أنشطة تطوير الأنظمة والموظفين، بما يتناسب مع طبيعة الوظيفة.

المسؤوليات الفنية:

ضمان التنفيذ الفعّال للمهام الفنية المتعلقة بالدور الوظيفي، مع ترتيب أولويات المهام من الأعلى إلى الأقل أهمية، والمحافظة على الكفاءة من حيث الوقت والتكلفة والجهد والدقة، والالتزام بالأدلة التشغيلية وسياسات الإدارة، وذلك على النحو التالي:

1. مراجعة السياسات: دراسة ومراجعة سياسة العلاقات العامة للجهة، وتقييم أثرها، واقتراح التحسينات اللازمة.
2. قنوات التواصل: إنشاء قنوات التواصل والمحافظة عليها مع العملاء والشركاء الداخليين والخارجيين، بهدف تعزيز صورة الجهة وسمعتها وتحسين فعالية عملياتها.
3. الزيارات الرسمية: متابعة الاستعدادات اللازمة لاستقبال الوفود الرسمية وكبار الشخصيات، والتأكد من تلبية احتياجاتهم طوال فترة الزيارة، والتنسيق مع الإدارات المعنية بشأن جداول التنقلات، وتنظيم الجولات الميدانية للتعريف بالجهة.
4. العلاقات المهنية: بناء علاقات عمل مهنية بنّاءة ورفيعة المستوى والمحافظة عليها مع الأطراف والجهات والمؤسسات الخارجية والجهات التابعة، وتقييم أثر هذه العلاقات.
5. التوثيق وإعداد التقارير: إعداد الوثائق والتقارير المتخصصة المتعلقة بالعلاقات العامة، وتقديم التوصيات والحلول المناسبة، والتأكد من عرض المعلومات ذات الصلة وتوثيقها وحفظها في قاعدة البيانات المخصصة وفقًا للسياسات والإجراءات المعتمدة.